Der alte Workflow

Es ist ein Bild, das jeder Architekt kennt: Nach der Bausitzung sitzt man im Büro und tippt die handschriftlichen Notizen ab. Fotos werden vom Handy auf den Server kopiert, Pendenzen in eine Excel-Liste eingetragen, das Protokoll als Word-Dokument formatiert und per E-Mail verschickt.

Das dauert — je nach Sitzung — zwischen 30 und 90 Minuten. Bei wöchentlichen Sitzungen für mehrere Projekte summiert sich das schnell.

Der neue Weg

Ein Architekturbüro in der Deutschschweiz hat diesen Prozess komplett neu gedacht:

  1. Aufnahme — Die Sitzung wird per Smartphone aufgezeichnet
  2. Transkription — Eine KI erstellt das Transkript in Echtzeit
  3. Zusammenfassung — Das Protokoll wird automatisch strukturiert
  4. Versand — Ein Klick generiert das formatierte Word-Dokument

Was hat sich verändert?

  • Zeitersparnis — 45 Minuten pro Sitzung
  • Qualität — Weniger vergessene Punkte, weil alles aufgezeichnet wird
  • Nachverfolgung — Pendenzen werden automatisch getrackt

Lessons Learned

Nicht alles lief auf Anhieb. Einige Erkenntnisse:

  • Mikrofon-Qualität zählt — Auf der Baustelle mit Lärm braucht es ein gutes Mikrofon
  • Schweizerdeutsch — Die KI muss damit umgehen können. Standard-Modelle scheitern oft
  • Vertrauen aufbauen — Die ersten Wochen sollte man das KI-Protokoll noch manuell prüfen
  • Datenschutz klären — Alle Teilnehmer müssen über die Aufnahme informiert werden

Fazit

Digitale Bauprotokolle sind kein Zukunftstraum mehr. Die Technik ist da — die Herausforderung liegt in der Umsetzung und der Akzeptanz im Team.