Bevor ihr anfangt
Digitalisierung heisst nicht, alles auf einmal umzustellen. Startet mit einer Sitzung pro Woche und skaliert von dort. Hier ist der Fahrplan.
Die 7 Schritte
1. Hardware prüfen
- Gutes Mikrofon (Richtmikrofon für Baustelle, Tischmikrofon für Sitzungszimmer)
- Smartphone oder Tablet für Aufnahme und Fotos
- Powerbank für längere Sitzungen
2. Datenschutz klären
- Alle Teilnehmer über Aufnahme informieren
- Einverständnis dokumentieren (reicht mündlich im Protokoll)
- Klären, wo die Daten gespeichert werden
3. Tool auswählen
Kriterien für ein gutes Protokoll-Tool:
- Spracherkennung, die auch mit Dialekt klarkommt
- Automatische Strukturierung (Traktanden, Beschlüsse, Pendenzen)
- Export als Word oder PDF
- Pendenzenverfolgung über mehrere Sitzungen
4. Erste Testsitzung
- Wählt ein unkritisches Projekt
- Führt die Sitzung wie gewohnt durch
- Vergleicht KI-Protokoll mit manuellem Protokoll
- Notiert, was fehlt oder falsch ist
5. Workflow anpassen
- Protokoll nach der Sitzung kurz gegenlesen (5 Minuten)
- Pendenzen zuweisen und Fristen setzen
- Versand über das Tool statt per E-Mail-Anhang
6. Team einbinden
- Kurze Demo für alle Projektbeteiligten
- Feedback nach 2 Wochen einholen
- Skeptiker: Zeigt ihnen die Zeitersparnis in Zahlen
7. Skalieren
- Nach 4 Wochen: Zweites Projekt umstellen
- Nach 8 Wochen: Alle laufenden Projekte
- Altes System erst abschalten, wenn alle sicher sind
Häufige Fehler
- Zu schnell skalieren — Gebt eurem Team Zeit, sich an den neuen Workflow zu gewöhnen
- Kein Backup — Die ersten Male das Protokoll trotzdem manuell gegenlesen
- Schlechtes Mikrofon — Die beste KI scheitert an schlechtem Audio
- Keine Rückmeldung — Fragt euer Team aktiv nach Feedback
Fertig?
In einem Monat habt ihr einen funktionierenden digitalen Protokoll-Workflow. Die investierte Zeit holt ihr in der ersten Woche wieder rein.